Naslov
ELEKTRONIČKO UREDSKO POSLOVANJE U HRVATSKOJ
(E-Records Management in Croatia)

Autori
Heđbeli, Živana

Vrsta, podvrsta i kategorija rada
Radovi u zbornicima skupova, cjeloviti rad (in extenso), znanstveni

Izvornik
Atlanti Vol. 22 (2012) N. 2 / Klasinc, Peter Pavel, Tato, Grazia - Trst : Archivio di Stato di Trieste, 2012, 63-74

Skup
IIAS 22ndINTERNATIONAL ARCHIVAL DAY

Mjesto i datum
Trst, Italija, 22.10.2012. - 23.10.2012

Vrsta sudjelovanja
Predavanje

Vrsta recenzije
Međunarodna recenzija

Ključne riječi
uredsko poslovanje; Hrvatska; elektronički zapisi
(records management; Croatia; electronic records)

Sažetak
U Hrvatskoj je 1987. g. donesena Uredba o uredskom poslovanju koja određuje da se akti u uredskom poslovanju mogu obrađivati klasičnim biotehničkim sredstvima ili automatskom obredom podataka. Osobna računala ulaze u široku uporabu od sredine 1990-ih. Tijela su, ovisno o financijskim mogućnostima, u poslovanje uvela osobna računala, s time da svako tijelo nabavlja vlastiti softver za vođenje urudžbenog zapisnika i upisnika upravnih predmeta, u novije doba digitalizaciju spisa i baze podataka. Na tržištu se nudi svašta, od sasvim pristojnih aplikacija usklađenih sa propisima do aplikacija koje u ispisu urudžbenog zapisnika ne nude niti popis pismena koja čine predmet. Prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima stvaratelji javnog arhivskog gradiva dužni su predati gradivo nadležnom državnom arhivu u roku koji ne može biti duži od 30 godina. Gradivo nastalo 1990. dospijeva za predaju 2021. godine. Mnoga poduzeća koja su prodavala aplikacije uredskog poslovanja u ranim 1990-im više ne postoje. Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima određuje kako je prije preuzimanja elektroničkih zapisa nadležni arhiv obvezan predavatelju dostaviti popis zahtjeva glede cjelovitosti dokumentacije, kompatibilnosti s postojećom informacijskom tehnologijom, formata i medija na kojemu će se elektronički zapisi predati arhivu te popis zahtjeva glede očuvanja sigurnosti, autentičnosti i vjerodostojnosti zapisa. Šteta je što se ovi zahtjevi definiraju tek pri predaji gradiva, da su unaprijed definirani, stvaratelji bi mogli sukladno definiranim zahtjevima nabavljati aplikacije za uredsko poslovanje, što bi svakako olakšalo rad arhivima, tijelima i tvrtkama koje izrađuju i prodaju aplikacije. Hrvatska je u prvom desetljeću trećeg milenija donijela niz propisa vezanih uz e- dokumente: Zakon o elektroničkoj ispravi, Zakon o elektroničkom potpisu, Zakon o informacijskoj sigurnosti, Zakon o zaštiti osobnih podataka. U istom je desetljeću praktički donesena i većina važećih arhivskih propisa, neusklađenih s propisima o e-poslovanju. Prema definiciji Zakona o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. g. zapisi ili dokumenti su i strojnočitljivi zapisi i datoteke, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje. Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva određuje da se gradivo u elektroničkom obliku pohranjuje tako da se podaci izdvoje iz izvornog sustava, odnosno sustava koji omogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, i pohrane u sustavu koji onemogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, ili tako da se u sustavu u kojem se nalaze onemogući brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka. Elektronički podaci se pohranjuju u najmanje dvije kopije. Od 2000. do 2011. godine postojalo je samostalno tijelo državne uprave koje je obavljalo upravne i stručne poslove koji se odnose na razvitak informacijskog sustava državne uprave, Središnji državni ured za e-Hrvatsku. Ured je izradio Standardni projekt elektroničkog uredskog poslovanja, koji je samo jedan od projekata u okviru koncepta e-Ured unutar kojeg se žele uspostaviti određeni standardi u sustavima za elektroničko uredsko poslovanje u javnoj upravi. Cilj je omogućiti da tijela državne uprave u sljedećih nekoliko godina u potpunosti prijeđu s papirnatog na elektroničko poslovanje te da se uvede red u rješavanju predmeta. Hrvatska je preuzela obvezu do 2020. g. omogućiti integraciju hrvatske javne uprave u jedinstveni europski upravni prostor pri čemu se brišu granice nacionalnih sustava i građanima omogućuje obavljanje prekograničnih usluga. Od 1. siječnja 2010. g. primjenjuje se nova Uredba o uredskom poslovanju. Novost su nešto detaljnije odredbe o elektroničkim dokumentima i elektroničkom uredskom poslovanju. Na Filozofskom fakultetu Sveučilišta u Zagrebu organiziran je diplomskom studiju informacijskih znanosti - smjer arhivistika. No, završeni studij arhivistike nije preduvjet za rad u arhivima. Situacija je ambivalentna jer država financira studij koji nije preduvjet za rad u zanimanju za koje se studente obrazuje. U arhivima zapravo rade osobe koje nisu uspjele naći posao u zvanju za koje su se školovale, a s arhivskom teorijom i praksom se po prvi put susreću tek po dolasku u arhiv. U upravi na poslovima uredskog poslovanja u rijetkim slučajevima rade osobe s visokom stručnom spremom. Najčešće su to osobe koje su završile neku srednju školu i „u hodu“ nauče što treba za obavljanje zadataka radnog mjesta. Znanstveno i stručno bavljenje uredskim poslovanjem nije popularno. Glavnina uredskog i arhivskog poslovanja u RH još se uvijek odvija na klasičnom mediju, papiru. Cijeli koncept rada, cijeli koncept uredskog i arhivskog poslovanja, temelje se na papiru, teorija i praksa temelje se na papiru. Reforma javne uprave kojoj hrvatska država već više desetljeća teži uporno se povezuje s informatizacijom kao svojevrsnom panacejom, što se u svjetskoj praksi odavno pokazalo promašenim konceptom. Bit problema nije u količini informatičke tehnologije i automatizacije. Hrvatskoj su potrebni educirani djelatnici, norme rada, međusobna usklađenost propisa jednih sa drugima, točno određivanje u kojem će pravcu razvitak zemlje ići, usklađenost ciljeva razvoja više segmenata društva i države - obrazovanja, gospodarstva …, te najbitnije - usklađenost želja i realnih mogućnosti. Razvitak Hrvatske ugrožen je snažnom ekonomskom krizom, zaposlenost je u industrije prepolovljena, nezaposlenih je 19 posto. Elektroničko poslovanje pruža svim arhivistima jedinstvenu šansu preispitivanja samih temelja naše struke i znanosti, ne u smislu koncepta fonda, autentičnosti i vjerodostojnosti zapisa i sl., o čemu se već uvelike raspravlja. E- poslovanje nam daje mogućnost da sami sebi odgovorimo na bazično pitanje – koja je naša ulogu u društvu. Želimo li svojim radom pružati legitimitet vlasti koju opslužujemo, što je zapravo bit prirode rada i postojanja arhiva od sumerskih klinastih pločica do danas ; želimo li pružiti ljudima zabavu, što je uloga koju tek savladavamo ; ili je naša uloga u zajednici nešto sasvim treće? Jednostavan i lak odgovor je kako je uloga arhiva pružanje informacija. Ali ovaj odgovor zapravo ne rješava dileme, budući da i opsluživanje vlasti i zabava u sebi uključuju davanje informacija. Arhivistima i arhivistici potrebna je nova paradigma, što je e-poslovanje veoma jasno istaklo.

Izvorni jezik
Hrvatski

Znanstvena područja
Pravo, Informacijske i komunikacijske znanosti

Napomena
Rad je prenese u časopisu Arhivska praksa br. 16, 2013., str. 331-347

POVEZANOST RADA