Naslov
Upravljanje građevinskom ugovornom dokumentacijom
(Management of construction contract documentation)

Autori
Bošković, Dražen

Vrsta, podvrsta i kategorija rada
Ocjenski radovi, magistarski rad

Fakultet
Sveučilišni poslijediplomski znanstveni studij "Poslovno upravljanje u graditeljstvu"

Mjesto
Zagreb

Datum
14.12

Godina
2006

Stranica
165

Mentor
Prof.dr.Vladimir Skendrović

Ključne riječi
Upravljanje ugovorom; ugovorni procesi; model razine upravljanja ugovorom
(Contract Management; Contract Processes; Contract Management Maturity Model)

Sažetak
Temeljna sadržajna odrednica rada odnosi se na sveobuhvatno tumačenje upravljanja građevinskom ugovornom dokumentacijom kao složenog organizacijskog procesa. Dokaz da se radi o procesu izvodi se iz dvije temeljne karakteristike procesa: postojanja sistematske serije aktivnosti i usmjerenost ka dosizanju postignuća. Dosizanje postignuća procesa s aspekta korisnika procesa vezano je za zadovoljene korisnikovih potreba, što određuje svrhovitost procesa, zadovoljenje uvjeta korisnika pod kojim se dosiže ostvarenje potreba, što određuje učinkovitost procesa i konačno, zadovoljstvo sudionika procesa koji također kreiraju razinu uspješnosti procesa. U radu je za predmetno područje prikazano postojanje akcija (procedura), koja se djelatno odvijaju po prepoznatljivom redoslijedu, pa stoga govorimo o sistematskom odvijanju. Procesi koji su pri tome ustanovljeni nisu pročišćeni, već djeluju u složenijim strukturama hijerarhijski organiziranih potprocesa, koji nemaju pojavnost linearnog slijeda (svojstvenog fazi formiranja ugovora, koja prethodi fazi upravljanja ugovornom dokumentacijom), već se evidentno radi o raznorodnim procesima. U istraživanje karaktera procesa upravljanja građevinskom ugovornom dokumentacijom krenulo se od koncepta Gilbreath-a (1992), koji je autor rada znatno izmijenio. Ovakva modifikacija rezultat je procesnog pristupa, koji omogućava bolji pregled i razumijevanje unapređenja i razvoja proces upravljanja građevinskom ugovornom dokumentacijom. Istovremeno, ovakva raščlamba omogućava preciznije izučavanje ponašanja procesa zavisno o input-ima procesa (što je važno u analizi ponašanja procesa ovisno o pravnim sustavima i na njima temeljenim pravnim formama). Potprocesi koji se uobičajeno i izvjesno pojavljuju okarakterizirani su kao generički potprocesi: - mobilizacijski potproces („Mobilization and Commencement“) - potproces uspostave sustava komuniciranja („Communications and Correspondence“) - potproces obračuna i plaćanja („Progress Billings and Payments“), - potproces okončanja ugovora („Contract Closeout“). Prisutni su i potprocesi koji su vjerojatni u smislu pojavnosti, ali nepredvidivi u smislu obima i učestalosti pa imaju ekstenzivni karakter. Oni su potaknuti svjesnim djelovanjem Naručitelja i Izvođača, koji uzrokujući posredne i neposredne povratne veze, utiču na potprocese (kontrolne aktivnosti nadziranja, izvještavanja) i/ili su reakcija na promjene koje nastaju tijekom odvijanja procesa. Ekstenzivni potprocesi su: - potproces upravljanja promjenama ugovorne dokumentacije, („Change Management“) - potproces upravljanja tražbinama („Claims Management“), - potproces izvještavanja („Contract Reporting“), - potproces nadziranja („Contract Auditing“). Generalni postulati upravljanja primijenjeni na proces upravljanja ugovornom dokumentacijom istaknuti su u nastavku. - Definiranje potreba korisnika i uspostava izlaznih kriterija procesa. Ta je aktivnost sublimirana u definiciji pojma upravljanja građevinskom ugovornom dokumentacijom, kao operativna provedba i osiguranje razine ispunjenja ugovorne obveze ugovornih strana, u skladu sa zahtjevima ugovora kao temeljnog kriterija ispravnosti odvijanja procesa. - Definiranje ulaznih kriterija. Ulazni kriteriji koji se u ugovor ugrađuju, posljedica su procesa planiranja i formiranja ugovora. Posebno je analiziran utjecaj pravnog aspekta na odvijanje pojedinih potprocesa. - Analizirani su i definirani potprocesi kojima se input-i transformiraju u output-e. Potprocesi su analizirani i prikazani blok-dijagramima za pojedine ugovorne situacije i ugovorne forme. - Analizirani su i definirani potprocesi promjene sa zahtjevom očuvanja ugovorne nakane. - Analizirano je značenje angažiranja resursa potrebnih za odvijanje pojedinih potprocesa. Ono se prvenstveno očituje kao problematika raspodjele uloga u procesu upravljanja građevinskom ugovornom dokumentacijom. - Analizirani su kontrolni mehanizmi i mehanizmi unapređenja procesa. U radu je posebno analizirana funkcionalna struktura kontrole procesa upravljanja građevinskom ugovornom dokumentacijom koju čine povratne veze, kauzalna povezanost i automatizacija procesa. Povratne veze procesa razmatrane su u sklopu potprocesa izvještavanja i potprocesa nadziranja, automatizacija procesa u sklopu uloge informacijskih tehnologija, te kauzalna povezanost kao ključan čimbenik razumijevanja i upravljanja rizikom procesa. Upravljanje rizikom procesa temeljeno je na kauzalnoj analizi kojom je oblikovan „profil rizika“ s utvrđivanjem mjesta uzročnih prostora, te načina i smjera formiranja uzročnih lanaca. Analizirani su uzroci koji dovode do ključnog simptoma - sposobnosti/nesposobnosti odvijanja procesa („Proces Capability“ - koji se definira kao inherentna sposobnost procesa u ostvarivanju planiranih rezultata). Ključni simptom je element kauzalnog sustava na kojega se djeluje upravljanjem kako bi se sačuvala sposobnost procesa i umanjile neispravnosti, ili negativni efekti. Sačinjen je Ishikawa „Cause - Effect Chart“, pri čemu je ključni simptom definiran kao “Efektivnost procesa upravljanja ugovornom dokumentacijom“, iz razloga što se pojam efektivnosti veže uz dosizanje osnovnih ciljeva procesa. Na taj je način analiza efektivnosti povezana s analizom rizika i kauzalnom analizom. U radu je obrazlagana teza da dvije uzročne komponente: primjena informatičkih tehnologija („IT“) i nadziranje procesa, imaju potencijal sveobuhvatnog i radikalnog utjecaja na unapređenje i razvoj cjelokupnog procesa, a ne samo na vrijednost stvorenu u nekom pojedinačnom potprocesu. Smjer djelovanja tih komponenti je „odozgo prema dolje“, izazivaju strukturne i organizacijske promjene, pa njihovo djelovanje može imati smisao i doseg reinženjeringa procesa. Posebno su analizirani mehanizmi upravljanja unaprjeđenjem procesa. Unapređenje procesa principijelno je moguće postići promjenom ulaznih kriterija i/ili podizanjem razine pouzdanosti potprocesa mijenjajući strukturu potprocesa i/ili promjenom izlaznih kriterija i/ili redefiniranjem temeljnog kriterija ispravnosti odvijanja procesa. Za ostvarivanje navedenih promjena ključna je uspostava povratnih veza koje se generiraju kontrolnim procesima (potprocesi izvještavanja i nadziranja) i koje prenose informacije o vrednovanju i postignućima procesa. Izvjesno je da je najlakše pristupiti podizanju razine pouzdanosti procesa mijenjajući strukturu procesa podizanjem razine robusnosti pojedinih (pot)procesa. Faktor robusnosti (pot)procesa u najvećoj je mjeri povezan s uspostavom automatizacije i metrike (pot)procesa. Ova je tvrdnja bila osnova za ispitivanje organizacijske sposobnosti hrvatskih Naručitelja javnog prava u upravljanju građevinskom ugovornom dokumentacijom. Ciljano istraživanje je usmjereno ka Naručiteljima javnog prava čije prisustvo je značajno za oblikovanje prakse upravljanja ugovorima, a udjeli u investicijskim aktivnostima u sektoru građevinarstva su znatni. Ispitivanje je vršeno na četiri populacijske skupine, svaka je osoba javnog prava imala po deset ispitanika i svaki je odgovorio na 80 pitanja (ukupno je dakle obrađeno 3200 odgovora), koji su distribuirani putem internet-a u formi Excel tablica i koji su obrađeni standardnim statističkim alatima. Oblikovan je „Contract Management Maturity Model“ - pojam je koji označava istraživačku metodologiju organizacijskih procesa. Likertovom skalom se kvalitativne veličine prikupljene obrascima pretvaraju u kvantitavne. Rezultati ispitivanja grupirani su uglavnom unutar dvije organizacijske razine sa sličnim međuodnosima, bez većih relativnih odstupanja. Naznaka više organizacijske razine - razine strukturiranosti prepoznaje se i dosegnuta je u potprocesima obračuna i plaćanja, okončanja ugovora, te djelomično u procesima izvještavanja. Najniža organizacijska razina prepoznata je u komunikacijskim i mobilizacijskim potprocesima. I potprocesi upravljanja promjenama, te potprocesi nadziranja, samo su djelomično prepoznati. Rezultati ispitivanja vrlo konzistentno pokazuju da nema naznaka prepoznavanja viših organizacijskih razina (integriranosti i optimiziranosti).

Izvorni jezik
Hrvatski

Znanstvena područja
Građevinarstvo

POVEZANOST RADA