Naslov
Opis stvaratelja, opis i popis registraturnog i arhivskog gradiva u pismohranama tijela uprave
(Description of records' creator, description and list of current and archival records in administrative bodies' archives)

Autori
Heđbeli, Živana

Izvornik
- VJESNIK DRŽAVNOG ARHIVA U RIJECI (1331-5137) XLIX (2007); 105-133

Vrsta, podvrsta i kategorija rada
Radovi u časopisima, članak, stručni

Ključne riječi
arhivsko gradivo; registratraturno gradivo; uprava; ISAD(G); ISAAR(CPF); obavijesna pomagala
(archives; current records; administration; ISAD(G); ISAAR(CPF); finding aids)

Sažetak
Sloboda traženja, primanja i saopćavanja informacija nije samo temeljno ljudsko pravo, ona je preduvjet funkcioniranja moderne demokracije – utemeljenog i upućenog sudjelovanja javnosti u upravljanju. Kako bi se informacije uopće moglo učiniti dostupnima neophodno je da one budu zabilježene i pohranjene sustavno i na odgovarajući način. Svako je tijelo dužno voditi evidenciju (upisnik predmeta upravnog postupka i urudžbeni zapisnik) o svim primljenim odnosno vlastitim aktima, po sistemu klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva. Dovršeni predmeti stavljaju se u pismohranu (arhiv) i sređuju po klasifikacijskim oznakama gdje se, zajedno s odgovarajućim evidencijama, čuvaju do predaje nadležnom arhivu ili izlučivanja. Za opis stvaratelja i gradiva koriste se međunarodne arhivističke norme: ISAAR(CPF) - Međunarodna norma arhivističkoga normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji, i ISAG(G) - Opća međunarodna norma za opis arhivskoga gradiva. Opis i popis registraturnog i arhivskog gradiva sukladno normama ISAD(G) i ISAAR (CPF) olakšava pronalaženje i razmjenu obavijesti o gradivu, te objedinjavanje podataka o gradivu istog stvaratelja (pohranjenih u različitim pismohranama i arhivima) u jedinstveni informacijski sustav, odnosno njihovo povezivanje s bibliotečnim i muzejskim materijalom koji se odnosi na istog stvaratelja. Rad bilo koje pismohrane (arhivske službe) nemoguće je i zamisliti bez temeljitog poznavanja razvoja i povijesti tijela koje je stvorilo gradivo pohranjeno u pismohrani. Poznavanje povijesti tijela nužan je preduvjet ne samo za sređivanje i obradu registraturnog i arhivskog gradiva već i za utvrđivanje njegove sadržajne fizionomije, vrednovanje, te davanje informacija. Dobar opis stvaratelja, kao i detaljan opis i popis gradiva omogućavaju brzo, lako i jednostavno pretraživanje dokumenta i pronalaženje danog spisa bez obzira je li isti nastao prije 3 dana, 3 mjeseca, 30 ili 300 godina, te da li se predmet ponovno koristi prvi ili sedamdesetprvi put nakon što je dovršen. Pismohrana (arhiv) nije samo mjesto pohrane nego i skup podataka u izvornom ili reproduciranom obliku koji čuva jedna pravna osoba radi korištenja. Adekvatno čuvanje gradiva tijela uprave djelo je služenja javnosti namijenjeno zadovoljenju poznatih i nepoznatih potreba živih i budućih (pravnih i fizičkih) osoba ; to je način prevladavanja prolaznosti sadašnjosti. Organizacija koja ne čuva svoje gradivo osuđena je na zaborav.

Izvorni jezik
Hrvatski

Znanstvena područja
Računarstvo, Pravo, Informacijske i komunikacijske znanosti

POVEZANOST RADA