Pregled bibliografske jedinice broj: 239701
Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju
Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju // Arhivski vjesnik, 43 (2000), 47-54 (podatak o recenziji nije dostupan, kongresno priopcenje, znanstveni)
CROSBI ID: 239701 Za ispravke kontaktirajte CROSBI podršku putem web obrasca
Naslov
Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju
(The concept of vital records in records management)
Autori
Heđbeli, Živana
Izvornik
Arhivski vjesnik (0570-9008) 43
(2000);
47-54
Vrsta, podvrsta i kategorija rada
Radovi u časopisima, kongresno priopcenje, znanstveni
Ključne riječi
arhiv; vitalni dokumenti; zaštita dokumenata; uredsko poslovanje
(arhiv; vital records; protection of records; records management)
Sažetak
U radu se pojašnjava značenje vitalnih dokumenata, daje njihova definicija te govori o programu zaštite vitalnih dokumenata i njegovoj važnosti za organizacije. U programu zaštite vitalnih dokumenata naročita pažnja treba biti posvećena identifikaciji vitalnih dokumenata organizacije, određivanju odgovornog osoblja, izradi kopija vitalnih dokumenata i njihovoj zaštiti. Identifikaciju vitlanih dokumenata trebaju obaviti uredski djelatnici/arhivisti te organizacije da bi se odredili oni dokumenti koji su nužni za održavanje temeljnih funkcija poslovanja odnosno da bi se tijekom i nakon nesreće omogućila uporaba vitalnih dokumenata. Pri odabiru vitalnih dokumenata važno je imati na umu da je samo 2 do 4% dokumenata vitalno. Izrada kopije dokumenata, najučinkovitiji i najuobičajeniji način zaštite vitalnih dokumenata, može se obaviti izradom dodatne kopije pri stvaranju dokumenta ili reprodukcijom postojećih dokumenata s pomoću mikrofilma, magnetske trake ili diska i fotokopija. Izvornici ili kopije vitalnih dokumenata se potom pohranjuju u organizaciji ili van nje. Za rad s elektroničkim zapisima organizacija treba, u slučaju nesreće, osigurati hot side ili prostor koji je djelatni duplikat svih sustav i opreme organizacije ; ili cold side, a to je prostor s komunikacijskim vezama, potrebnim priključcima i kondicioniranim zrakom, mjesto gdje se na kompatibilnoj opremi vitalni dokumenti mogu koristiti i ograđivati. Program zaštite vitalnih dokumenata nije luksuz već nužnost. Vitalni dokumenti su dokumenti čija je obavijesna vrijednost tako velika, a posljedice gubitka tako teške, da je posebna zaštita opravdana u svrhu smanjenja rizika od njihovog gubitka. Najhitniji cilj programa zaštite vitalnih dokumenata je opstanak organizacije, a što se brže organizacija oporavi nakon nesreće, manji su gubici novca, vremena i ugleda.
Izvorni jezik
Hrvatski
Znanstvena područja
Informacijske i komunikacijske znanosti
