Željko Tolić je rođen 2. travnja 1963. godine u Splitu. Osnovnu školu završio je u Vinjanima i Imotskom. U Sinju je pohađao Franjevačku klasičnu gimnaziju. Studij filozofije i teologije završio je u Makarskoj i Zagrebu, a diplomirao je 15. lipnja 1989. godine na Katoličkom bogoslovnom fakultetu u Zagrebu. Od 1992. do 1999. pohađao je doktorski studij Crkvene povijesti na Papinskom sveučilištu Gregoriana u Rimu. Doktorirao je 4. svibnja 1999. obranivši temu: I francescani nella diocesi di Sebenico tra medioevo ed etá moderna (dal 1298 al 1517) pod mentorstvom profesora Luigija Mezzadrija.
Dr. Tolić je u novicijat stupio na Visovcu 11. srpnja 1982. godine, a svečane zavjete položio 4. listopada 1987. godine. Za svećenika je zaređen 24. lipnja 1990. godine u Splitu. Od 1990. do 1992. bio je župnik in solidum u crkvi Gospe od Zdravlja u Splitu. Nakon promocije u Rimu, od 1999. do 2003., bio je profesor na gimnazijama u Sinju i Splitu te Visokoj učiteljskoj školi Sveučilišta u Splitu. Od 2001. do 2003. obnaša dužnost vikara Provincije, a od 2003. do 2012. dužnost provincijala Franjevačke provincije Presvetog Otkupitelja, sa sjedištem u Splitu. Bio je predsjednik Vijeća franjevačkih zajednica za Hrvatsku i Bosnu i Hercegovinu (2007. – 2010.), član Vijeća Europske unije provincijala (UFME), predsjednik Južnoslavenske konferencije provincijala (HR, BiH, SLO), kao i potpredsjednik Hrvatske konferencije viših redovničkih poglavara (HKVRP) od 2005. do 2007. Od 2012. je župnik u župi Presvetoga Trojstva u Slivnom.
Od 2012. predaje na Katoličkom bogoslovnom fakultetu Sveučilišta u Splitu na Katedri za crkvenu povijest. U znanstveno-nastavno zvanje docenta je izabran 2017. Godine 2021. je imenovan v.d. pročelnikom Katedre kanonskog prava na KBF-u u Splitu.
Objavio je dvije knjige kao i više znanstvenih, stručnih i preglednih radova. Glavni je urednik je župnog lista Slivno. Organizirao je međunarodni znanstveni skup Život i djelo fra Vicka Kapitanovića koji je održan u Splitu, 6. prosinca 2018.g.